Wat is het?
Bestuurders en directieleden krijgen vaak uitgebreide beleidsstukken toegestuurd waarvan ze alleen de hoofdlijnen hoeven te kennen voor een vergadering. Een AI-assistent kan binnen enkele minuten een gestructureerde samenvatting maken — met daarin de besluiten waarop een keuze wordt gevraagd, de onderbouwing, en de open vragen.
Hoe pas je het toe?
- Bepaal of het stuk privacy-gevoelig is. Voor algemene beleidsstukken zonder herleidbare gegevens kun je doorgaans veilig een AI-tool gebruiken; check de afspraken binnen jouw organisatie.
- Plak de tekst (of upload het bestand, als de tool dat ondersteunt) en gebruik een prompt zoals: "Vat dit beleidsstuk samen in maximaal één A4. Structuur: (1) doel van het stuk, (2) belangrijkste voorstellen, (3) onderbouwing in bullets, (4) gevraagde besluiten, (5) open vragen of zwakke onderbouwingen."
- Lees de samenvatting en vergelijk steekproefsgewijs met het origineel — zeker de eerste paar keer. Bouw vertrouwen op door te kalibreren.
- Gebruik de samenvatting als voorbereiding én als startpunt voor de discussie. Niet als vervanging van het origineel.
Tips en aandachtspunten
- Open vragen extraheren is goud: veel beleidsstukken zijn sterk in argumentatie maar verstoppen de cruciale keuzes. Vraag de AI expliciet om die naar boven te halen.
- Vraag om perspectiefwisseling: "Welke kritische vragen zou een controller bij dit stuk stellen?" of "Wat ontbreekt vanuit het perspectief van een schoolleider?" leidt tot scherpere voorbereidingen.
- Documenten met persoonsgegevens: wees terughoudend. Een AVG-toets vooraf is geen overbodige luxe — het Normenkader IBP geeft hier handvatten voor.
Dit voorbeeld is een illustratie. Wil je je eigen praktijkvoorbeeld delen? Stuur het ons — we voegen het graag toe.