Privacyverklaring

AIsophia hecht waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We houden ons hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verwerkingsverantwoordelijke

AIsophia is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Voor vragen kun je contact opnemen via info@aisophia.nl.

Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je je inschrijft voor een AIsophia-bijeenkomst of contact met ons opneemt, verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Organisatie of school
• Functie
• Eventuele dieetwensen
• Eventuele opmerkingen of vragen
• Toestemming voor beeldgebruik (foto's)
• Akkoord met de deelnameprijs
• Datum en tijd van inschrijving

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Organisatie van de bijeenkomst: we hebben je contactgegevens nodig om je toegang te geven, je dieetwensen door te geven aan de cateraar en je te informeren over praktische zaken.
• Facturatie: we sturen voorafgaand aan de bijeenkomst een factuur voor de deelnameprijs vanuit Woodshop in Control. Financiële gegevens bewaren we volgens de wettelijke bewaartermijn.
• Communicatie: we kunnen je benaderen met praktische informatie over de bijeenkomst waarvoor je je hebt ingeschreven.
• Beeldmateriaal:als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, kunnen wij foto's die tijdens de bijeenkomst worden gemaakt en waarop jij herkenbaar bent, gebruiken op de website van AIsophia.

Wettelijke grondslag

We verwerken jouw gegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) — voor de organisatie van de bijeenkomst en de bijbehorende facturatie.
• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) — voor het gebruik van fotomateriaal waarop je herkenbaar bent. Deze toestemming kun je op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) — voor het bewaren van facturatiegegevens conform de fiscale bewaarplicht.

Met wie delen wij gegevens?

Wij delen jouw gegevens uitsluitend met dienstverleners die wij nodig hebben om de bijeenkomst te organiseren. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten:

• Vercel — voor het hosten van de website (binnen de EU).
• Neon — voor de opslag van inschrijfgegevens (binnen de EU, regio Frankfurt).
• Resend — voor het verzenden van bevestigings- en informatie-e-mails.
• Woodshop in Control — voor de facturatie van de deelnameprijs.
• Cateraar en locatie (SPEYK Nieuwerwetse ICT, Veenendaal) — uitsluitend de noodzakelijke gegevens voor de organisatie ter plaatse (bijvoorbeeld dieetwensen).

Wij verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken ze niet voor marketingdoeleinden zonder jouw toestemming.

Hoelang bewaren wij gegevens?

• Inschrijfgegevens: tot 1 jaar na de bijeenkomst, daarna verwijderen we ze.
• Facturatiegegevens: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Foto's waarvoor toestemming is gegeven: zolang ze relevant zijn voor de communicatie van AIsophia, of tot je je toestemming intrekt.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. De verbinding met onze website is versleuteld (HTTPS), de database is alleen toegankelijk voor bevoegden, en gegevens worden uitsluitend verwerkt door personen die daarvoor geautoriseerd zijn.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Je gegevens in te zien.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Je gegevens te laten verwijderen (voor zover dat niet in strijd is met de wettelijke bewaarplicht).
• De verwerking te beperken of bezwaar te maken.
• Je gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen.
• Eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar info@aisophia.nl. We reageren binnen 4 weken op je verzoek.

Cookies

Op aisophia.nl gebruiken wij geen tracking- of marketingcookies. We gebruiken alleen één functionele cookie voor het beheerderspaneel om een ingelogde sessie te onthouden.

Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@aisophia.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: april 2026.